kenne die Empfänger deines Mail(reply)s

Und da habe ich geglaubt ich würde das nicht mehr erleben dürfen. Aber gestern und heute war es wieder soweit. Ein Mail, gesendet in einem Standort am anderen Ende der Welt, dass irrtümlich alle Mailempfänger im Unternehmen weltweit enthält, obwohl es nur relevant für Kollegen am ursprünglichen Standort war.

Ich erinnere mich, daß Anfang der 90er Jahre ein solches Massen-Mail das Mailsystem im Stammwerk der Hoechst AG in Frankfurt am Main für einige Tage lahmgelegt hat – ein Mitarbeiter vermisste damals sein Werksfahrrad und schrieb an alle Mail-User des Werks um herauszufinden wo es abgeblieben sei. Die Antworten von wohlmeinenden Kollegen – natürlich über “an alle antworten” führten damals zum Kollaps.

Heute sind – dank verbesserter Mailsysteme und Netzwerke die Effekte immer noch erheblich, führten aber im Endergebnis nicht zum GAU. Glück gehabt, dass das Mail keine Attachments enthielt und die absolute Anzahl von Antworten auch insgesamt gering war. Obwohl – ich war kurz versucht, den Ursprungssender nach Bildern zum beschriebenen Vorfall zu fragen🙂

Interessant war, dass deutlich zu sehen war, wie das Mail die Welt bereist hat – ein paar Stunden nach Europa kamen die User in Amerika.

Jetzt ist die verwendete Empfängergruppe für Mails gesperrt und wir haben einen Artikel im Intranet plaziert um den Usern das Problem zu erklären und auf die “good practices” für E-Mails hinzuweisen. Das sollte ausreichend sein, diese Situation kommt (glücklicherweise) nur extrem selten vor.

Als generelles Fazit kann man nur festhalten, dass man immer prüfen sollte, wer denn eine Antwort auf ein Mail erhalten muss – selbst wenn das Ausgangsmail mehrere Empfänger (auch ohne Gruppen) enthält, müssen nur selten alle auch die Antwort bekommen. Weniger ist da in jedem Fall mehr. Ganz besonders gilt das, wenn Empfängergruppen enthalten sind, bei denen man nicht einschätzen kann, wie groß diese sind.